Voorwaarden & juridische documenten

Deze algemene voorwaarden ("Voorwaarden") gelden voor elk aanbod, elke offerte, elke overeenkomst, elke (proef)opstelling en elk gebruik van het HorecaHub-platform ("Platform") en bijbehorende diensten ("Diensten") door zakelijke klanten ("Klant"). Door het Platform te bestellen, te activeren, te gebruiken of toegang te verschaffen aan Gebruikers aanvaardt Klant deze Voorwaarden onvoorwaardelijk.

1. Definities

• HorecaHub / wij / ons: de dienstverlener, handelend onder de naam HorecaHub, KvK 96807903, BTW NL005233767B49, gevestigd te Vlierweg 12, 1032LG Amsterdam.
• Klant: iedere rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf (uitsluitend B2B).
• Gebruiker: persoon aan wie Klant toegang verleent tot het Platform.
• Eindgebruiker: derde (bijvoorbeeld restaurantgast) die via Klant met de AI-functionaliteit communiceert.
• Content: alle data, berichten, opnamen, transcripties, prompts, kennisbronnen, configuraties en metadata die door of namens Klant of Eindgebruikers via het Platform worden ingevoerd, verzonden, opgeslagen of verwerkt.
• Credits: verbruikseenheden voor (delen van) de Diensten (zoals AI-verwerking, transcriptie, berichten, belminuten).
• LLM-leverancier: derde partij die taalmodellen of AI-capaciteit levert.
• Koppelingen / Integraties: verbindingen met systemen van derden (zoals telefonie, WhatsApp, e-mail en reserveringssystemen).
• Overeenkomst: het geheel van de afspraken tussen partijen, waaronder deze Voorwaarden, de DPA, de AUP, een eventuele SLA, het bestelformulier en alle bijlagen.

2. Toepasselijkheid en rangorde

• Deze Voorwaarden gelden uitsluitend B2B. HorecaHub levert niet aan consumenten. Het herroepingsrecht is uitdrukkelijk uitgesloten.
• Inkoop-, algemene of andere voorwaarden van Klant zijn uitdrukkelijk van de hand gewezen en gelden nooit, ook niet bij stilzwijgende aanvaarding, tenzij HorecaHub schriftelijk en specifiek per bepaling akkoord is.
• Bij strijdigheid geldt de volgende rangorde: (1) schriftelijk bestelformulier of order, (2) DPA, (3) deze Voorwaarden, (4) AUP, (5) overige bijlagen.
• Afwijkingen gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen en alleen voor die specifieke overeenkomst.

3. Aanbod, totstandkoming en wijziging

• Alle offertes, prijslijsten en aanbiedingen zijn vrijblijvend en herroepbaar tot het moment van aanvaarding door HorecaHub.
• Een overeenkomst komt tot stand door (a) online acceptatie, (b) ondertekening van een bestelformulier, (c) schriftelijke bevestiging door HorecaHub, of (d) feitelijke ingebruikname van het Platform, afhankelijk van wat eerder plaatsvindt.
• Kennelijke verschrijvingen, druk- of zetfouten binden HorecaHub niet.
• HorecaHub mag het Platform en de Diensten doorontwikkelen en functies toevoegen, wijzigen of verwijderen, mits de kernfunctionaliteit niet wezenlijk wordt aangetast.

4. Looptijd, verlenging en opzegging

• Abonnementen lopen voor de overeengekomen periode (minimaal één maand) en worden telkens automatisch verlengd voor dezelfde periode, tenzij Klant uiterlijk 30 dagen vóór het einde van de lopende periode schriftelijk (of via een door HorecaHub aangewezen kanaal in het Platform) opzegt.
• Tussentijdse opzegging is uitgesloten. Reeds gefactureerde of verschuldigde bedragen blijven volledig verschuldigd en worden niet gerestitueerd.
• HorecaHub mag te allen tijde opzeggen met inachtneming van een termijn van 30 dagen.

5. Gebruik van het Platform

Klant gebruikt het Platform uitsluitend voor eigen interne bedrijfsdoelen en conform deze Voorwaarden, de AUP, alle toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder AVG, AI Act, ePrivacy, telecomregelgeving) en de voorwaarden van derden waarvan diensten worden gebruikt. Klant zorgt dat Gebruikers en (waar relevant) Eindgebruikers de geldende regels naleven.

Het is in elk geval verboden om:

• het Platform te gebruiken voor spam, phishing, fraude, oplichting, misleiding of identiteitsmisbruik;
• onrechtmatige, discriminerende, haatdragende, bedreigende of opruiende content te verspreiden, of inbreuk te maken op rechten van derden;
• malware, schadelijke code of links te verspreiden of beveiligingsmaatregelen te omzeilen;
• aanvallen, scans, pentests of DDoS uit te voeren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming;
• het Platform geheel of gedeeltelijk te reverse-engineeren, te decompileren, te kopiëren, te benchmarken, te herverkopen, te verhuren, te sublicentiëren of als concurrerende dienst aan te bieden;
• gebruikslimieten, rate limits of beveiliging te omzeilen of geautomatiseerd ongebruikelijke belasting te genereren;
• het Platform te gebruiken voor toepassingen met hoog risico voor leven, gezondheid, juridische beslissingen, financiële of medische advisering of andere doeleinden waarvoor het Platform niet bedoeld is.

Gebruikslimieten en fair use

• HorecaHub mag per abonnement limieten toepassen (credits, berichten, kanalen, sessies, belminuten, rate limits) en deze redelijkerwijs aanpassen.
• Bij overschrijding mag HorecaHub aanvullende kosten in rekening brengen, throttlen, beperken of (delen van) de Dienst opschorten.
• Bij vermoeden van misbruik, fraude, beveiligingsrisico of buitensporig verbruik mag HorecaHub onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving ingrijpen.

6. Kanalen, integraties en eigen API-keys

Afhankelijk van abonnement en technische haalbaarheid biedt HorecaHub onder meer chat, voice/telefonie, WhatsApp, e-mail en reserveringsintegraties.

Derden en wijzigingen

• Integraties zijn afhankelijk van derden. Wijzigingen, prijsverhogingen, uitval of beëindiging bij die derden vallen buiten de invloedssfeer van HorecaHub.
• HorecaHub is niet aansprakelijk voor uitval, fouten, vertragingen of schade bij of door derden, telecomproviders, LLM-leveranciers, reserveringssystemen, internetstoringen of (delen van) het publieke internet.
• HorecaHub mag integraties uitschakelen, vervangen of beëindigen indien een derde haar voorwaarden, prijzen of API's wijzigt, of indien continuïteit, veiligheid of compliance dat vereist.

Eigen API-keys van Klant (BYO Keys)

• Klant kan eigen API-keys koppelen. Klant is volledig verantwoordelijk voor veilig beheer, juiste configuratie, alle kosten en fees en voor naleving van de voorwaarden van die leverancier.
• HorecaHub mag integraties direct uitschakelen bij (vermoeden van) onveiligheid, misbruik of verstoring.
• HorecaHub is niet aansprakelijk voor verbruik, kosten, blokkades of schade voortvloeiend uit eigen keys van Klant.

7. AI-functionaliteit, transcripties en output

• Het Platform gebruikt AI voor onder meer het genereren van antwoorden, routering, classificatie, samenvatten en transcriberen. AI-output is probabilistisch en kan onjuist, onvolledig of misleidend zijn.
• Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de inrichting (flows, prompts, kennisbronnen, escalaties), toezicht, controle en uiteindelijke dienstverlening aan Eindgebruikers, alsook voor het tijdig overdragen aan een mens waar passend.
• HorecaHub geeft geen garanties op juistheid, geschiktheid, beschikbaarheid of resultaat van AI-output en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beslissingen of communicatie op basis daarvan.

Transcripties en opnames

• Gesprekken kunnen worden opgenomen en/of getranscribeerd met AI om de Dienst te leveren, te verbeteren en te beveiligen.
• Klant is volledig verantwoordelijk voor het correct informeren van Eindgebruikers (bijv. voice-melding), het verkrijgen van een geldige rechtsgrondslag en het juist instellen van bewaartermijnen.

Geen training op klantdata

• HorecaHub gebruikt Content van Klant niet om publieke of generieke AI-modellen te trainen, tenzij dat schriftelijk en expliciet anders is afgesproken.
• Geaggregeerde, geanonimiseerde en/of statistische informatie die niet herleidbaar is tot Klant of Eindgebruikers mag HorecaHub vrijelijk gebruiken voor verbetering, beveiliging, benchmarking en bedrijfsvoering.

8. Beschikbaarheid, onderhoud en support

• HorecaHub streeft naar een goede beschikbaarheid maar garandeert geen ononderbroken, foutloze of altijd actuele werking. Tenzij een aparte SLA schriftelijk is overeengekomen, levert HorecaHub op basis van "as-is" en "as-available".
• Gepland onderhoud kondigt HorecaHub redelijkerwijs aan. Spoedonderhoud, beveiligings-patches en wijzigingen door derden mogen zonder aankondiging worden uitgevoerd.
• Support wordt geleverd conform het gekozen abonnement en gangbare kantoortijden, tenzij anders overeengekomen.

9. Prijzen, facturatie en betaling

• Prijzen zijn in euro's, exclusief btw, heffingen en exclusief kosten van derden (zoals telecom-, messaging- en LLM-kosten), tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
• Facturatie geschiedt vooraf per abonnementsperiode; verbruik (zoals credits, belminuten, berichten) wordt achteraf gefactureerd.
• Betalingstermijn: 7 dagen na factuurdatum. Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 14 dagen schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend; daarna geldt de factuur als aanvaard.
• Bij te late betaling is Klant van rechtswege in verzuim en is wettelijke handelsrente plus buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, met een minimum van € 75 per factuur.
• HorecaHub mag jaarlijks per 1 januari haar prijzen indexeren op basis van de CBS Dienstenprijsindex (zakelijke dienstverlening) en mag daarbovenop prijzen aanpassen met aankondiging van 30 dagen.
• HorecaHub mag bij betalingsachterstand de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten, beperken of beëindigen, zonder dat dit recht geeft op schadevergoeding.
• Verrekening, opschorting of inhouding door Klant is uitgesloten.

10. Intellectuele eigendom

• Alle (intellectuele) eigendomsrechten op het Platform, de Diensten, documentatie, look-and-feel, broncode, modellen, prompts, configuraties, templates en updates berusten uitsluitend bij HorecaHub en/of haar licentiegevers.
• Klant verkrijgt een herroepbaar, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht, beperkt tot eigen interne bedrijfsdoeleinden en alleen zolang de Overeenkomst loopt en aan alle betalingsverplichtingen is voldaan.
• Klant behoudt rechten op eigen Content en merkmaterialen en verleent HorecaHub het niet-exclusieve, wereldwijde recht deze te gebruiken voor zover nodig voor de levering, beveiliging en verbetering van het Platform.
• Feedback, suggesties en ideeën van Klant mag HorecaHub vrijelijk en zonder vergoeding gebruiken voor verbetering van het Platform.
• HorecaHub mag de naam en het logo van Klant of Gebruiker gebruiken als referentie op haar website en in marketinguitingen, tenzij deze schriftelijk bezwaar maakt.

11. Privacy en gegevensverwerking

• Voor zover HorecaHub bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens Klant, is Klant verwerkingsverantwoordelijke en HorecaHub verwerker. De DPA op deze pagina maakt integraal deel uit van de Overeenkomst.
• Klant garandeert dat verwerking rechtmatig is, dat een geldige grondslag bestaat en dat Eindgebruikers correct en tijdig zijn geïnformeerd.
• HorecaHub neemt passende technische en organisatorische maatregelen zoals beschreven in de DPA.

12. Bewaartermijnen, export en verwijderen

• Klant kan tot uiterlijk 30 dagen na einde van de Overeenkomst een export van Content aanvragen tegen redelijke kosten.
• Daarna verwijdert of anonimiseert HorecaHub Content binnen een redelijke termijn, behoudens wettelijke bewaarplichten of legitieme belangen (zoals geschil, fraudepreventie of back-up-cycli).
• Klant blijft zelf verantwoordelijk voor tijdig veiligstellen van gegevens en eigen back-ups.

13. Vertrouwelijkheid

Partijen houden vertrouwelijke informatie strikt geheim, gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst en treffen passende beveiligingsmaatregelen. De geheimhoudingsplicht geldt tijdens en gedurende 5 jaar na de Overeenkomst. Uitzonderingen gelden voor openbare informatie, rechtmatig van derden verkregen informatie of informatie die op grond van wet, rechterlijk bevel of toezichthouder gedeeld moet worden (waarbij de andere partij waar toegestaan vooraf wordt geïnformeerd).

14. Garanties en disclaimers

• Het Platform wordt geleverd "as-is" en "as-available". Voor zover wettelijk toegestaan sluit HorecaHub alle expliciete en impliciete garanties uit, waaronder garanties op verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, nauwkeurigheid, niet-inbreuk, ononderbroken werking of foutloze AI-output.
• HorecaHub garandeert niet dat het Platform aansluit op specifieke commerciële verwachtingen, KPI's of besparingsdoelen van Klant.

15. Aansprakelijkheid

• HorecaHub is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn (minimaal 30 dagen) en mits Klant binnen 6 maanden na ontdekking van het schadeveroorzakende feit schriftelijk en gemotiveerd aansprakelijk heeft gesteld.
• Iedere aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten, waaronder maar niet beperkt tot: gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, gemiste reserveringen of orders, reputatieschade, gevolgschade, verlies of corruptie van data, kosten van vervangende diensten, schade door bedrijfsstagnatie en claims van derden.
• HorecaHub is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door (a) onjuist of onbevoegd gebruik door Klant, Gebruikers of Eindgebruikers, (b) keuzes, configuraties, prompts of kennisbronnen van Klant, (c) integraties met of storingen bij derden (telecom, messaging, LLM, reserverings- of betaalsystemen, internet), (d) AI-output of automatische beslissingen, (e) onjuiste, onvolledige of niet-tijdige informatie van Klant, of (f) overmacht.

Aansprakelijkheidslimiet

• De totale, cumulatieve aansprakelijkheid van HorecaHub uit hoofde van alle Overeenkomsten samen is per kalenderjaar beperkt tot het laagste van: (a) het bedrag dat Klant in de 3 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk en onbetwist heeft betaald (exclusief btw en derden­kosten), of (b) € 10.000.
• Voor zover een verzekering van HorecaHub uitkeert, geldt het uitgekeerde bedrag plus eigen risico als limiet.
• De beperkingen vervallen alleen bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van HorecaHub of voor zover dwingend recht een hogere aansprakelijkheid voorschrijft.

Vrijwaring

Klant vrijwaart HorecaHub volledig voor alle aanspraken, vorderingen, boetes (waaronder van toezichthouders), schades en kosten (inclusief redelijke advocaatkosten) van derden, Gebruikers, Eindgebruikers, toezichthouders of belastingautoriteiten, voor zover deze voortvloeien uit (a) Content van Klant, (b) gebruik van het Platform in strijd met deze Voorwaarden, de AUP, de DPA of wet- en regelgeving, (c) inrichting of configuratie van flows, prompts en escalaties, (d) eigen API-keys of integraties van Klant, of (e) de communicatie met of dienstverlening aan Eindgebruikers.

16. Overmacht

• Geen van beide partijen is gehouden tot nakoming bij overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan: telecom- of internetstoringen, stroomuitval, DDoS- en cyberaanvallen, storingen bij hosting-, LLM-, messaging- of telecomleveranciers, wijzigingen of beëindiging van API's of voorwaarden door derden, overheidsmaatregelen, sancties, oorlog, terreur, pandemie, natuurrampen, brand, staking en mobilisatie.
• Bij overmacht langer dan 60 dagen mogen partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplichtigheid. Reeds geleverde of verschuldigde bedragen blijven verschuldigd.

17. Opschorting en beëindiging

• HorecaHub mag de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten of beperken bij betalingsachterstand, (vermoeden van) misbruik, beveiligingsrisico, overschrijding van limieten of overtreding van wet, deze Voorwaarden, AUP of DPA, zonder dat dit recht geeft op schadevergoeding.
• Elke partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk schriftelijk beëindigen indien (a) de andere partij toerekenbaar tekortschiet en deze tekortkoming, na schriftelijke ingebrekestelling met redelijke termijn, niet binnen die termijn wordt hersteld, (b) faillissement, surseance, schuldsanering, liquidatie of beslag aan de zijde van de andere partij optreedt, of (c) doorlevering redelijkerwijs niet langer van HorecaHub kan worden gevergd.
• Bij beëindiging blijven bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn voort te duren (zoals intellectuele eigendom, aansprakelijkheid, vrijwaring, geheimhouding, geschillen, recht) van kracht.

18. Wijziging van Voorwaarden

• HorecaHub is uitdrukkelijk gerechtigd deze Voorwaarden, de AUP, de DPA, prijzen en functionaliteiten eenzijdig te wijzigen of aan te vullen.
• Wijzigingen worden schriftelijk of digitaal (via e-mail of in het Platform) aan Klant bekendgemaakt en treden in werking ten minste 30 dagen na bekendmaking, of op een latere datum die in de bekendmaking is vermeld.
• De gewijzigde Voorwaarden zijn van toepassing op alle nieuwe opdrachten en op reeds bestaande overeenkomsten, tenzij Klant binnen de hiervoor genoemde termijn na bekendmaking schriftelijk bezwaar maakt.
• Indien Klant binnen de termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maakt tegen een wijziging die van wezenlijke invloed is op de uitvoering van de overeenkomst, treden partijen in overleg. Komen partijen niet tot overeenstemming, dan is HorecaHub gerechtigd de overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de nieuwe Voorwaarden in werking zouden treden. Klant heeft in dat geval het recht de overeenkomst kosteloos te beëindigen tegen diezelfde datum.
• Voortgezet gebruik van het Platform na de ingangsdatum van de wijziging geldt als onvoorwaardelijke aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden.
• Wijzigingen die voortvloeien uit wet- of regelgeving, een bindend besluit van een toezichthouder, beveiligingsredenen of wijzigingen bij derden (zoals leveranciers, integratiepartners of API-aanbieders) gelden direct, zonder opzeggingsrecht voor Klant.

19. Overdracht en onderaanneming

• Klant mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen of bezwaren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HorecaHub.
• HorecaHub mag de Overeenkomst en haar rechten en verplichtingen overdragen aan een opvolger of groepsmaatschappij, bijvoorbeeld bij reorganisatie, fusie, splitsing of overname.
• HorecaHub mag (delen van) de Diensten door subverwerkers en onderaannemers laten uitvoeren.

20. Compliance, sancties en export

Klant garandeert dat noch Klant, noch haar uiteindelijk belanghebbenden of Gebruikers voorkomen op nationale of internationale sanctielijsten, en dat het Platform niet wordt gebruikt in strijd met geldende export-, sanctie- of antiwitwasregelgeving. HorecaHub mag de Overeenkomst per direct beëindigen bij overtreding hiervan.

21. Niet-werving

Klant zal gedurende de Overeenkomst en 12 maanden daarna geen medewerkers of vaste opdrachtnemers van HorecaHub actief benaderen om in dienst te treden of een opdracht aan te nemen, op straffe van een direct opeisbare boete van € 25.000 per overtreding, onverminderd het recht op volledige schadevergoeding.

22. Communicatie, kennisgevingen en bewijs

• Kennisgevingen aan HorecaHub gaan per e-mail naar info@horecahub.ai.
• Kennisgevingen aan Klant gaan naar het laatst bij HorecaHub bekende e-mailadres of via een mededeling in het Platform.
• Logs en administratie van HorecaHub leveren dwingend bewijs op, behoudens tegenbewijs van Klant.
• Indien een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht en wordt de betreffende bepaling vervangen door een geldige bepaling die de strekking zoveel mogelijk benadert.

23. Toepasselijk recht en geschillen

• Op de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.
• Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, onverminderd het recht van HorecaHub om Klant te dagvaarden voor de volgens de wet bevoegde rechter.

HorecaHub ("wij", "ons") vindt jouw privacy belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor

• Onze website en online diensten van HorecaHub
• Onze AI-klantenservice software (chat, telefonie/voice, e-mail en berichtenkanalen)

1) Contactgegevens

• Handelsnaam: HorecaHub
• Adres: Vlierweg 12, 1032LG Amsterdam
• E-mail: info@horecahub.ai

2) Welke persoonsgegevens verwerken wij?

A) Websitebezoekers

• IP-adres en technische gegevens nodig om de website te laten werken
• Browser- en apparaatgegevens
• Bezoekgegevens, afhankelijk van je cookiekeuze

B) Contactverzoeken

• Naam (als je die invult)
• E-mailadres en/of telefoonnummer
• Inhoud van je bericht

C) Klanten en gebruikers van het platform

• Accountgegevens (e-mail en inloggegevens)
• Instellingen en gebruiksgegevens binnen de software
• Supportverzoeken en communicatie

D) Eindgebruikers (gasten) die chatten, bellen of mailen

• Contactgegevens (telefoonnummer of e-mail, afhankelijk van kanaal)
• Chat-, e-mail- en gespreksinhoud (reserveringsverzoeken, vragen, opmerkingen)
• Metadata (tijdstip, taal, kanaal)

E) E-mailgegevens via gekoppelde Gmail- of Outlook-postbus

• Contactgegevens en inhoud van inkomende e-mails van gasten
• Metadata zoals tijdstip, afzender en kanaal

We gebruiken de Gmail API (Google) en de Microsoft Graph API (Outlook / Microsoft 365) uitsluitend om inkomende e-mails van gasten te lezen en automatisch te beantwoorden, namens jouw zaak. De verwerking gebeurt op het moment van afhandeling; de inhoud van die e-mails bewaren wij niet permanent in onze eigen systemen. We gebruiken deze gegevens nooit voor AI-training, advertenties of profilering, en we verkopen of delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Je kunt toegang op elk moment intrekken via je Google-account (Beveiliging > Apps van derden) of je Microsoft-account (Privacy > Apps en services).

Belangrijk: in veel gevallen is het bedrijf dat HorecaHub gebruikt (bijv. het restaurant) de partij die bepaalt waarom en hoe gegevens worden verwerkt. HorecaHub verwerkt dan namens die klant.

3) Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

• Website en dienstverlening leveren
• Contact en communicatie (reageren op vragen of demo-aanvragen)
• Support en service
• Beveiliging (misbruikdetectie, logging, fraudebescherming)
• Verbetering van onze diensten

4) Rechtsgrond

• Uitvoering van een overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging en bedrijfsvoering)
• Toestemming (bijv. cookies, koppelen van Gmail of Outlook mailbox)
• Wettelijke verplichtingen

5) Delen we gegevens met anderen?

• Hosting/IT-leveranciers
• Communicatieproviders (telefonie, berichtkanalen, e-mailproviders zoals Google en Microsoft)
• Tools voor support, logging en monitoring

Met leveranciers die namens ons verwerken maken we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

6) Doorgifte buiten de EU/EER

Sommige technische leveranciers kunnen gegevens (laten) verwerken buiten de EU/EER. We zorgen dan voor passende waarborgen conform de AVG (contractuele afspraken en/of andere geldige mechanismen).

7) Bewaartermijnen

• Inhoud van inkomende Gmail- en Outlook-berichten: niet permanent bewaard in onze systemen; alleen verwerkt op het moment dat een antwoord wordt opgesteld
• Contactverzoeken: zolang nodig voor afhandeling en eventuele opvolging
• Supportverzoeken: zolang nodig voor afhandeling en kwaliteitsverbetering
• Beveiligingslogs: zolang noodzakelijk
• Gespreks- en chatgegevens: afhankelijk van instellingen en afspraken met de klant die HorecaHub gebruikt

8) Beveiliging

• Beveiligde verbindingen (versleutelde overdracht, TLS)
• Toegangsbeveiliging (alleen geautoriseerde personen)
• Logging/monitoring om misbruik en storingen te detecteren

9) Jouw rechten

• Inzage in je gegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering (waar mogelijk)
• Beperking van verwerking
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Dataportabiliteit (waar van toepassing)
• Intrekken van toestemming, inclusief het loskoppelen van Gmail of Outlook

Verzoek indienen? Mail naar info@horecahub.ai. Als jouw gegevens zijn verwerkt via een bedrijf dat HorecaHub gebruikt, kunnen we je verzoek doorzetten naar die verwerkingsverantwoordelijke.

10) Cookies

We gebruiken cookies. Je kunt je voorkeuren instellen via onze cookiebanner.

11) Klachten

Klacht? Mail info@horecahub.ai. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12) Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.

Deze verwerkersovereenkomst ("DPA") vormt een bijlage bij de overeenkomst tussen HorecaHub en Klant en is van toepassing zodra HorecaHub persoonsgegevens verwerkt namens Klant.

1) Partijen

Verwerker: HorecaHub, Vlierweg 12, 1032LG Amsterdam, info@horecahub.ai.

Verwerkingsverantwoordelijke: Klant, conform gegevens in de hoofdovereenkomst.

2) Definities

• AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679.
• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• Content: alle gegevens die door of namens Klant en/of eindgebruikers worden verwerkt.

3) Onderwerp, duur en scope

• Levering van AI-klantenservice (chat, voice/telefonie, WhatsApp, e-mail, reserveringsintegraties), inclusief AI-functionaliteiten zoals transcriptie en (optioneel) samenvattingen/routing.
• Looptijd: gedurende de hoofdovereenkomst en zolang Verwerker persoonsgegevens verwerkt namens Klant.

4) Rol van partijen

• Klant bepaalt doel en middelen (kanalen, integraties, bewaartermijnen, prompts, escalaties).
• HorecaHub verwerkt uitsluitend namens Klant en op gedocumenteerde instructies.

5) Instructies en verwerking

• Verwerking uitsluitend op gedocumenteerde instructies van Klant en uitsluitend ten behoeve van de levering van de Diensten aan Klant.
• Bij strijd met AVG of andere toepasselijke wetgeving informeert Verwerker Klant onverwijld.
• Geen verwerking voor eigen doeleinden van Verwerker, in het bijzonder geen verwerking voor marketing, profilering, advertentie-targeting, doorverkoop of welk ander commercieel hergebruik dan ook.
• Technische logs (foutopsporing, beveiliging, capaciteitsbeheer, fraudepreventie) mogen worden bijgehouden, mits geminimaliseerd, beveiligd opgeslagen en uitsluitend gebruikt voor het operationeel houden en beveiligen van de Dienst.

5a) Data-eigendom, geheimhouding en verbod op doorverkoop

• Alle Content en persoonsgegevens blijven eigendom van Klant (respectievelijk de betrokkenen). Verwerker verkrijgt hierop geen enkel recht behalve een beperkt gebruiksrecht om de Dienst te leveren.
• Verwerker zal Content en persoonsgegevens nooit verkopen, verhuren, ruilen, openbaar maken of op andere wijze ter beschikking stellen aan derden voor eigen commerciële, analytische of marketingdoeleinden.
• Delen met derden is uitsluitend toegestaan met (a) door Klant goedgekeurde of contractueel gebonden subverwerkers (zie artikel 8), (b) bij wettelijke verplichting na voorafgaande melding aan Klant voor zover wettelijk toegestaan, of (c) op uitdrukkelijke instructie van Klant.
• Verwerker en al haar personeel zijn gebonden aan strikte vertrouwelijkheid die de looptijd van de overeenkomst overleeft.

5b) AI-gebruik en verbod op modeltraining met Klantdata

• Klantdata, gespreks- en berichteninhoud, transcripties en metadata worden niet gebruikt om AI-modellen (waaronder large language models) van Verwerker of derden te trainen, fine-tunen, evalueren of te verbeteren.
• Verwerker contracteert haar AI- en LLM-subverwerkers (zoals OpenAI, Azure OpenAI, Anthropic en vergelijkbare aanbieders) op zakelijke API-tarieven waarbij training op input/output contractueel is uitgeschakeld ("zero data retention" of vergelijkbaar, voor zover door de leverancier ondersteund).
• Geanonimiseerde of geaggregeerde statistieken (bijv. aantal gesprekken, gemiddelde duur, systeembelasting) waaruit redelijkerwijs geen personen meer zijn te herleiden, mogen worden gebruikt voor capaciteitsplanning en productverbetering.
• Modelverbeteringen op basis van expliciet door Klant aangeleverde trainingsvoorbeelden zijn alleen toegestaan na separate, schriftelijke opt-in van Klant.

6) Vertrouwelijkheid

Verwerker waarborgt dat personen onder zijn gezag (medewerkers, freelancers, subverwerkers) schriftelijk gebonden zijn aan een passende geheimhoudingsplicht en uitsluitend toegang krijgen op need-to-know basis.

7) Beveiligingsmaatregelen (TOM's)

Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatige verwerking, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking. Inclusief o.a. encryptie in rust (AES-256) en in transit (TLS 1.2+), hosting binnen de EU/EER, rolgebaseerde toegangscontrole, MFA, audit logging en periodieke pentests. Nader uitgewerkt in Bijlage 2. Verbetering toegestaan zolang het beschermingsniveau niet wezenlijk daalt.

8) Subverwerkers

• Algemene toestemming voor inschakelen van subverwerkers (hosting, telecom/messaging, monitoring, LLM-leveranciers).
• Subverwerkers worden contractueel gebonden aan minimaal hetzelfde beschermingsniveau als deze DPA, inclusief het verbod op doorverkoop en het verbod op modeltraining met Klantdata.
• Verwerker blijft jegens Klant volledig aansprakelijk voor het handelen en nalaten van subverwerkers.
• Wijzigingen in de lijst worden vooraf aangekondigd; Klant mag binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken. Bij gegrond bezwaar zoeken partijen een redelijke oplossing; bij gebreke daarvan mag Klant het betreffende onderdeel beëindigen.

9) Doorgifte buiten de EU/EER

Bij doorgifte zorgt Verwerker voor passende waarborgen (adequaatheidsbesluit, SCC's en eventuele aanvullende maatregelen).

10) Assistentie aan Klant

• Ondersteuning bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verwijdering, rectificatie, etc.).
• Ondersteuning bij DPIA en consultatie toezichthouder, voor zover redelijk.
• Assistentie buiten normale support kan tegen redelijke kosten worden doorbelast.

11) Datalekken en incidenten

• Melding zonder onredelijke vertraging na kennisname.
• Melding bevat aard, vermoedelijke gevolgen, maatregelen en contactpunt.
• Verwerker neemt redelijke maatregelen voor mitigatie en herhaalpreventie.

12) Audit en informatie

• Maximaal 1 audit per jaar, minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd, door onafhankelijke auditor onder geheimhouding.
• Kosten voor Klant; bij aantoonbare wezenlijke tekortkoming: redelijke her-audit kosten voor Verwerker.

13) Bewaren, retourneren en verwijderen

• Tijdens overeenkomst: conform instellingen Platform.
• Na einde: verwijderen/anonimiseren binnen 30 dagen, tenzij wettelijk anders of bij export-verzoek.
• Back-ups worden volgens reguliere cyclus overschreven; passende beveiliging blijft gelden.

14) Aansprakelijkheid

• Volgt aansprakelijkheidsbepalingen uit hoofdovereenkomst, tenzij dwingend recht anders.
• Klant verantwoordelijk voor rechtmatigheid (grondslag, informatieplicht, instellingen, prompts).
• Verwerker enkel aansprakelijk voor schade direct uit schending DPA.

15) Overige bepalingen

• Bij strijd met hoofdovereenkomst geldt deze DPA voor verwerkingsaspecten.
• Wijzigingen worden aangekondigd; bij wezenlijk nadeel overleggen partijen.
• Nederlands recht. Forum: Amsterdam.

Bijlage 1, Verwerkingsomschrijving

• Onderwerp: AI-klantenservice en communicatieafhandeling.
• Duur: looptijd hoofdovereenkomst + max 30 dagen verwijdertermijn.
• Aard: routeren/afhandelen van berichten, AI-transcriptie van voicegesprekken, optioneel samenvattingen/classificatie/tagging, integraties, support en beveiliging.
• Categorieën persoonsgegevens: identificatie- en contactgegevens, communicatie-inhoud, reserveringsgegevens, technische metadata, account- en gebruikersgegevens.
• Categorieën betrokkenen: gasten/eindgebruikers van Klant, medewerkers en contactpersonen van Klant, leveranciers/relaties.
• Bijzondere persoonsgegevens: niet bedoeld; bij ongevraagde deling (bijv. allergieën) is Klant verantwoordelijk.

Bijlage 2, Technische en Organisatorische Maatregelen

• Toegangsbeveiliging: unieke logins, MFA, rolgebaseerde toegang, least-privilege en beperkte productietoegang.
• Netwerk/transport: TLS 1.2+ in transit, gescheiden omgevingen (dev/staging/prod).
• Data at rest: AES-256 encryptie, tenant-separatie, hosting binnen EU/EER, versleutelde back-ups en getest herstelproces.
• AI-verwerking: contracten met LLM-leveranciers op zero-data-retention / no-training basis; geen gebruik van Klantdata voor modeltraining of -evaluatie.
• Monitoring/logging op beschikbaarheid, beveiligingsincidenten en ongebruikelijke toegang; logs minimaal noodzakelijk en kort bewaard.
• Incident response: detectie, beoordeling, melding (binnen 72 uur waar wettelijk vereist) en herstel.
• Leveranciersbeheer: contractuele afspraken (DPA + SCC's waar van toepassing) en periodieke beoordeling.
• Organisatorisch: vertrouwelijkheidsverklaringen, security awareness training, screening van personeel met productietoegang.

Bijlage 3, Subverwerkers

Categorieën: hosting/infra (EU/EER), e-mail- en communicatieproviders, telefonie/voice en messaging, monitoring/logging/support tooling, LLM-leveranciers voor AI-functionaliteit (gecontracteerd zonder training op Klantdata). Actuele lijst op verzoek via info@horecahub.ai.

Deze Gebruiksvoorwaarden ("AUP") gelden voor het gebruik van het HorecaHub Platform door Klant en door Klant geautoriseerde Gebruikers. Aanvulling op de Algemene Voorwaarden en (waar van toepassing) de DPA.

Doel en reikwijdte

Deze AUP beschrijft wat wél en niet is toegestaan: chat, voice/telefonie, WhatsApp, e-mail en reserveringsintegraties. Bij tegenstrijdigheid prevaleren de Algemene Voorwaarden; voor privacy de DPA.

Toegang, accounts en beveiliging

Klant is verantwoordelijk voor:

• Beheren van gebruikersrechten
• Sterke wachtwoorden en (waar beschikbaar) 2FA
• Direct intrekken van toegang bij uitdiensttreding of vermoeden van misbruik
• Veilig beheren van apparaten

Gebruikers mogen accounts niet delen, geen onbevoegden toegang geven en geen beveiliging omzeilen.

Meldplicht bij incidenten

Vermoeden van onbevoegde toegang, datalek, misbruik of kwetsbaarheid? Meld direct via info@horecahub.ai met details (tijdstip, account, kanaal, wat je zag).

Normaal en toegestaan gebruik

• Binnen gekozen bundels/credits
• Binnen technische limieten (rate limits, kanaallimieten)
• Conform wet- en regelgeving en voorwaarden van derden

Klant blijft zelf verantwoordelijk voor prompts, flows, kennisbronnen, escalatieregels en interne instructies aan medewerkers.

Verboden gebruik

• Fraude, oplichting, phishing, misleiding of identiteitsmisbruik
• Verspreiden van malware, schadelijke code of links
• Aanvallen, scans, pentests of DDoS zonder toestemming
• Omzeilen van technische limieten of beveiliging

Onrechtmatige of ongepaste content

• Inbreuk op privacy, portretrecht, auteursrecht of merkrechten
• Discriminerend, haatdragend, bedreigend of opruiend
• Aanzettend tot geweld of onrechtmatig handelen
• Gevaarlijk onjuiste informatie

Spam en ongewenste marketing

• Geen ongevraagde bulkberichten zonder geldige grondslag
• Geen "warm" maken van lijsten met random nummers
• Geen agressieve retargeting zonder passende toestemming

Kanalen, integraties en eigen API-keys

Kanalen/integraties zijn vaak onderworpen aan voorwaarden van derden. Klant is verantwoordelijk voor naleving, correcte inrichting (templates, opt-ins, afmeldingen) en eventuele kosten/verbruik.

Eigen API-keys (BYO Keys)

• Klant beheert keys volledig zelf en houdt ze geheim
• Klant verantwoordelijk voor misbruik door onveilig beheer
• Alle providerkosten voor Klant
• HorecaHub mag koppeling blokkeren bij onveiligheid of misbruik

AI-functionaliteit, transcripties en output

AI is ondersteunend, geen garantie. Output kan fouten bevatten. Klant blijft verantwoordelijk voor eindcommunicatie, escalaties (bijv. "medewerker"-route) en controles waar redelijk (klachten, claims, juridische vragen).

Transcripties en privacy

• Passende informatie aan eindgebruikers (bijv. voice-melding)
• Juiste grondslag en beleid (bewaartermijnen, minimalisatie)

Gevoelige gegevens minimaliseren

Het Platform is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). Bij ongevraagde deling (bijv. allergieën) is Klant verantwoordelijk voor rechtmatigheid en minimalisatie.

Credits, limieten en fair use

Gebruik kan worden gemeten in credits (AI-verwerking, transcripties, berichten, belminuten). HorecaHub mag rate limiting toepassen, throttlen bij extreme belasting, of tijdelijk beperken bij misbruik, overschrijding van limieten of beveiligingsrisico's. Misbruik (zoals omzeilen van limieten of het kunstmatig genereren van verbruik) leidt tot directe beëindiging en doorbelasting van veroorzaakte kosten.

Handhaving en maatregelen

• Accounts of kanalen (deels) blokkeren
• Integraties uitschakelen
• Toegang opschorten
• Incidenten onderzoeken en logdata gebruiken voor forensisch onderzoek
• Bij ernstige/herhaalde overtreding: beëindiging conform AV

Bij acute risico's kan HorecaHub direct ingrijpen zonder voorafgaande waarschuwing.

Beschikbaarheid en afhankelijkheden

Storingen bij derden (telecom, WhatsApp, e-mail, reserveringssystemen, LLM-leveranciers) kunnen impact hebben. HorecaHub doet best effort om te mitigeren maar kan dit niet volledig garanderen.

Contact en meldpunt

Vragen of melding: info@horecahub.ai.

Wijzigingen

HorecaHub mag deze AUP wijzigen. De actuele versie staat op de website en/of in het Platform. Bij materiële wijzigingen wordt dit redelijk aangekondigd.

Service Level Agreement (SLA)

Op verzoek verstrekken wij onze SLA. Indien overeengekomen, maakt deze SLA onderdeel uit van de overeenkomst. Vragen? Mail info@horecahub.ai.